Sviluppo Economico
Giovedì, 28 Marzo 2013 00:00

Piano di Riorganizzazione dell'UfficioTuristico

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La riorganizzazione dell'ufficio turistico di Salsomaggiore dovrebbe partire dal suddividere il personale a disposizione in tre settori strategici e fondamentali:

  1. Assistenza ai turisti
  2. Promozione & Marketing
  3. Organizzazione Eventi

Assistenza ai Turisti:

Per assistenza ai turisti si intende svolgere diverse attività che siano rivolte ai turisti presenti sul territorio in stretta collaborazione con gli hotel di Salsomaggiore e Tabiano.
Onde evitare di esprimere solo concetti astratti i servizi principali da offrire ai clienti dovrebbero essere i seguenti:

  1. Apprendere dal settore Organizzazione Eventi dello stesso ufficio il calendario degli avvenimenti da aggiungere agli orari dei musei, attività ricreative, iniziative delle pro loco e di tutte le organizzazioni del territorio ed aggiornare una apposita pagina del sito turistico in modo da avere sempre disponibile una brochure della città aggiornata e facilmente stampabile.
  2. Avere un sistema aggiornato dagli albergatori sulla disponibilità di camere e sale congressi da usare come strumento per informare i turisti sulle opportunità di soggiorno. In futuro anche prenotazione previo accordi con associazioni albergatori. Interagire anche con i comuni limitrofi e la provincia.
  3. Rivedere e riorganizzare il sistema di Wi.Fi libero e gratuito rendendolo più facilmente fruibile e da allargare a tutta la città dietro il pagamento da parte dei cittadini interessati di un contributo notevolmente ridotto rispetto ai prezzi di mercato. (Se interessa abbiamo un progetto in via di definizione con altri comuni) Se possibile accordo con Enel.
  4. Approntare un volantino con tutte i percorsi montani e ciclabili del territorio ed aprire una sezione nel sito dedicata.
  5. Opuscolo con tutti i servizi di trasporto esistenti sul territorio con orari e frequenza per facilitare gli spostamenti.
  6. Aprire sezione di car sharing sul sito turistico per facilitare lo spostamento sia dei cittadini che dei turisti utilizzando questo tipo di mobilità.
  7. Assistenza allo sportello di tutti i turisti che richiedano informazioni
  8. Riunioni periodiche fra i dipendenti del centro turistico con albergatori e Commercianti.
  9. Studiare seriamente la possibilità di un sistema di prenotazioni on line delle cure termali e i trattamenti benessere, fruibile dall'ufficio e dagli alberghi.
  10. Aprire una nuova pagina Facebook e Twitter sullo stile delle grandi multinazionali e aggiornare i commenti con cadenza giornaliera. La stessa pagina potrà essere utilizzata da coloro che nell'ufficio si occuperanno di marketing e organizzazione eventi come di seguito spiegato.


Promozione e Marketing:

L'attività di marketing e promozione potrà avere un grande impulso se una parte del personale impiegato nell'ufficio turistico si potrà dedicare esclusivamente ad essa.

  1. Rielaborare una lista di clienti e possibili clienti suddivisa per categoria specifica; Es. Turisti termali, congressuali, tour operator, agenzie di viaggio etc., anche con l'aiuto delle pagine dei social network sulle quali si possono suddividere gli iscritti per varie categorie; Es Età, interessi culturali etc.
  2. Avviare campagna pubblicitaria delle pagine dei S.N. con costo predefinito per ogni click e con un tetto massimo di spesa giornaliero e mensile.
  3. Organizzare sul sito e sulle pagine dei S.N. un apposito settore per richiedere giudizi sui soggiorni ai clienti e quali migliorie essi richiedono e su questo pianificare azioni da adottare nelle riunioni periodiche con albergatori e commercianti
  4. Creare quindi delle mailing list appropriate per la promozione ed il marketing via mail con recall telefonico per verificare interesse per il nostro territorio.
  5. Fissare appuntamenti telefonici per illustrare le possibilità del territorio, magari utilizzando una pagina del sito o realizzando dei virtual tour sulle maggiori attrazioni cittadine.
  6. Utilizzo di open Office per la costruzione di file html con le più importanti attività nella città o news con promozioni alberghiere per i vari periodi dell'anno, da inviare a tutti coloro iscritti alle news del sito o delle pagine sui S.N., nonché alle mailing list precedentemente menzionate.
  7. Partecipazione alle fiere di settore italiane con costi bassi, utilizzando gli spazi messi a disposizione della Regione Emilia Romagna.
  8. Organizzare un incentive periodico dedicato ad agenti del settore con la partecipazione e sponsorizzazione da parte degli Hotel e dei Ristoranti.
  9. Creazione di un customer satisfaction in collaborazione con gli hotel e le terme di Salsomaggiore e Tabiano per meglio capire i cambiamenti da effettuare e quindi creare un brand cittadino sulle esigenz dei clienti e non della città.
  10. Avviare una azione marketing riunendo le realtà principali della città vedi Convention Bureau e Country club Golf Salsomaggiore ed avere un pacchetto unico da proporre.


Organizzazione Eventi:

L'organizzazione eventi è l'ultimo aspetto da analizzare, ma non sicuramente il meno importante. Si evidenzia sempre più come ci debba essere un ufficio che coordini non solo le date degli eventi per evitare che si accavallino fra di loro, ma anche l'azione di tutti quei reparti che intervengono nell'organizzazione dell'evento stesso. Questo progetto deve prevedere la rimodulazione del contratto con Convention bureau che oggi ha la gestione delle strutture congressuali del comune.
In pratica l'ufficio dovrebbe:

  1. Inventariare tutto il materiale a disposizione fra i vari settori comunali quindi microfoni, impianti audio, palco etc. L'inventario di tutto il materiale e la sua giacenza permetterà di effettuare ordini di servizio mirati al singolo settore comunale velocizzando di fatto le autorizzazioni di messa in opera dei materiali stessi.
  2. Definire le carenze strutturali e di materiale e preparare una richiesta di acquisto da valutare con l'amministrazione.
  3. Dare indicazioni specifiche su eventuale bando di gara per prevedere un service congressuale all'altezza delle richieste fatte dal mercato.
  4. Redigere un listino di prezzi per le infrastrutture e materiale accessorio in modo da avere un base di partenza per poter fare promozione su offerte articolate e che possano un domani permettere la gestione dei contenitori congressuali di proprietà del comune direttamente senza demandare altre società.
  5. Per quanto riguarda gli eventi gestiti dal comune, raccogliere le richieste di evento da parte di tutte le componenti organizzative della città e di conseguenza definire la data più consona allo svolgimento e l'organizzazione dello stesso.
  6. Essere l'ufficio che distribuisca i compiti di realizzazione dell'evento indicando ad ogni singolo reparto cosa fare e quando farlo. Partendo dal permesso di svolgimento, richiesta di attrezzatura varia, indicazione del reparto che dovrà svolgere il singolo lavoro di preparazione, facendo da coordinatore di tutti gli uffici comunali preposti, snellendo e velocizzando l'operato di tutti.
  7. Aggiornare il calendario eventi in tempo reale, e quindi avere una pagina sul sito dedicata e facilmente stampabile.
  8. Essere l'ufficio di riferimento comunale e territoriale per tutte le richieste di organizzazione eventi e congressi, partendo dai settori comunali che convoglieranno presso l'ufficio tutte le richieste pervenute per avvenimenti di ogni genere.
  9. Avere un elenco di persone di tutti i reparti coinvolti che saranno il tramite tra l'ufficio e la macchina comunale.
  10. Interagire con strutture comunali e provinciali di pari grado o livello in modo da garantire il collegamento con il territorio circostante.

Senza partire da questi pochi punti fondamentali qualsiasi altro tipo di progetto è a nostro parere destinato a fallire.
Se la burocrazia e la politica vogliono veramente dare una svolta alla città devono capire che organizzando tutto quanto in maniera più snella si possono ottenere risultati inimmaginabili e dare un'immagine della città finalmente efficiente.

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